Собственный архив компании

Работа любой компании связана с бумагами. Даже современные, молодые и смотрящие в будущее бизнесмены, которые часть своего документооборота переводят в электронный вид, все равно вынуждены иметь дело и с обычными бумажными файлами.

При плохой организации эти листы со временем начинают теряться и портиться, а найти нужное становится просто невозможно. И чем больше документов копится, тем серьезнее становится проблема.

Рождение архива

Чем раньше руководству придет в голову идея создать архив документов организации, тем проще будет это сделать. В идеале начинать нужно еще при основании компании.

Если у вас есть хотя бы минимальный опыт и достаточно времени, можно справиться своими силами. Если нет, стоит довериться профессионалам.

Законодательная база

Важно понимать, что архив создается не только для вашего удобства, но и для того, чтобы деятельность компании велась по закону. Иными словами, ряд документов подлежат государственному хранению даже после закрытия фирмы.

Именно поэтому очень важно внимательно изучить законодательство, чтобы разобраться:

• какие бумаги нужно хранить по закону;
• сколько по времени они должны находиться в архиве.

Разбор «макулатуры»

Понятно, что почти все руководители приступают к созданию хранилища не в начале пути, а когда в офисе уже скопилась настоящая гора бумаг. Поэтому после того, как вы подготовились теоретически, надо приступать к практическому разбору завалов.

Для размещения в архив нужно отобрать следующие файлы:

• то, что обязательно должно храниться по закону;
• то, что необходимо в ежедневной работе компании, но о чем закон не упоминает;
• то, что вы по каким-то причинам считаете нужным беречь.

Все остальное нужно выкинуть, а лучше сдать в переработку. Речь идет о просроченных документах, черновиках, листах неизвестного происхождения и предназначения и т.д.

Сортировка

Важная особенность хранилища заключается в том, что все содержимое в нем приведено в порядок: отсортировано и собрано по тематике, срокам хранения и другим параметрам.

Для физического воплощения хорошо подходят большие папки с файлами или короба. При этом каждая единица должна быть подписана и пронумерована. Это необходимо сделать для создания описи.

Каталог

Опись, а точнее каталог — еще один важный элемент грамотного архива. Без нее получится просто хорошо организованная подборка документов, в которых невозможно сориентироваться.

Каталог поможет найти нужный файл, а также своевременно дополнять архив. Очень важно, чтобы составлялся такой перечень и в электронном, и в бумажном виде, а также регулярно пополнялся.